Comment rédiger une lettre officielle étape par étape

Bien que les communications soient actuellement effectuées via Internet ou des applications de messagerie, les lettres sont toujours importantes.

Il peut sembler très facile d' écrire une lettre , mais ce n'est pas le cas. Différents facteurs doivent être pris en compte pour obtenir les meilleurs résultats. Vous ne savez peut-être pas comment vous adresser correctement à une personne ou les formalités à utiliser. Une lettre n'est pas la même chose qu'un e-mail, surtout si la lettre est écrite à la main.

N'oublions pas que lors de la réalisation de manuscrits, ceux-ci peuvent être interprétés par des graphologues. Nous devons donc prendre en compte si nous l'envoyons avec le curriculum et la demande d'emploi, ou ce travail que nous voulons tant obtenir. 

Qu'est-ce qu'une lettre officielle?

Bien que peu de manuscrits soient actuellement soumis, nous devrons peut-être le faire à l'occasion. Pour cela, vous devez utiliser ce que l'on appelle une lettre officielle. C'est une lettre qui requiert une certaine touche de sérieux et qui a un type de structure.

Cela vous permettra d'indiquer correctement la raison de la rédaction de la lettre. Il doit toujours être direct et poli, mais sans trop d'embellissement ni de mots fantaisistes. Cet aspect est important car la personne qui recevra la lettre n'est pas connue. Tous les  écrivains  connus ont dû écrire des lettres tout au long de leur vie.

Est-il obligatoire qu'il soit manuscrit?

Non, il n'est pas nécessaire de l'écrire à la main, bien qu'il dénote un effort et un détail pour le destinataire, en psychologie cela a une valeur fondamentale. Ils sont généralement écrits à des personnes qui ne se connaissent que dans un cadre professionnel ou qui ne se connaissent pas directement. 

Vous pouvez écrire une lettre officielle avec votre ordinateur, pour cela, vous pouvez utiliser n'importe quel type d'éditeur de texte Office. Si nous nous adressons à notre patron, nous devons être formels dans la lettre. La même chose se produit lorsque vous écrivez à une entreprise pour demander des informations, du travail, etc.

En-tête de lettre

Toutes les lettres doivent inclure les informations permettant d'identifier qui les envoie et qui les reçoit. Lorsque le destinataire ouvre la lettre, l'un de leurs objectifs est de répondre à la question: qui l'écrit? De cette façon, avec le titre, vous saurez qui l'écrit.

En haut à droite, les données seront indiquées, formant une petite colonne. Dans celui-ci, le nom de l'entreprise et nos nom et prénom doivent apparaître. L'adresse postale ou électronique, le téléphone, le fax, etc. doivent également être inclus. 

Le temps et le lieu

En plus de savoir qui écrit la lettre, le destinataire veut connaître d'autres aspects tels que où et quand. Il est très courant d'utiliser une phrase qui présente le lieu à partir duquel elle est écrite et la date. Il sera placé plus bas que nos données, bien que cette fois, à gauche.

Identification du destinataire de la lettre

Dans un autre paragraphe et sous la date (à gauche) les informations du destinataire de la lettre seront indiquées. Évitez d'écrire vos coordonnées car elles sont censées être connues. Le nom de l'entreprise (si nécessaire) suffira. Il doit être suivi du nom du bénéficiaire, du service auquel il appartient ou du poste qu'il exerce.

Le paragraphe sujet

Cela ne vaut généralement pas la peine de montrer un accord qui est complètement respectueux ou qui embellit trop la lettre. L'opportunité dans ces cas est d'aller droit au but. Il est recommandé que dans les premières phrases de la lettre, vous puissiez directement connaître la question.

Adieu à la lettre

Quand il s'agit de se séparer, il doit être court et convivial . Avec un simple "salut" et mettez notre prénom et nom, assez. Il n'est pas nécessaire de mettre le deuxième nom de famille ou notre position. Il s'agit d'informations répétées et si le destinataire en a besoin, il n'aura qu'à consulter le haut de la lettre.

Le pliage de la lettre

Les lettres sont envoyées par courrier traditionnel, nous devons donc le plier pour qu'il corresponde correctement à l'enveloppe. La chose normale est de bien les plier en trois parties. La partie inférieure de la feuille doit être repliée et la partie supérieure abaissée. De cette façon, il s'intégrera parfaitement dans une enveloppe standard.

Ensuite, nous devons écrire l'adresse sur l'enveloppe, qui a également quelques petites règles.  

Derniers conseils

Il y a des aspects qui peuvent être nécessaires dans une lettre officielle, comme un post-scriptum (PD). Dans ce cas, cela sert à indiquer quelque chose que nous avons oublié ou des informations supplémentaires. 

Selon la relation que vous entretenez avec la personne qui recevra la lettre, le traitement peut être différent. La lettre officielle n'est pas en contradiction avec un traitement «vous» du destinataire s'il est connu.

La rédaction de la lettre doit être claire, simple et concise. La langue utilisée doit être conviviale et sans faute d'orthographe, donc avant de l'envoyer, vous devez la vérifier plusieurs fois.

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